Polityka prywatności aplikacji GOKSIREK

Wersja z dnia

1. Czego dotyczy ta polityka

Polityka wyjaśnia, jak przetwarzamy dane podczas korzystania z publicznej aplikacji GOKSIREK dostępnej pod adresem https://goksirek.ai.

GOKSIREK jest asystentem wykorzystującym sztuczną inteligencję. Udziela informacji o działalności Gminnego Ośrodka Kultury, Sportu i Rekreacji w Przecławiu, w szczególności o wydarzeniach, zajęciach, ofercie, cenach i godzinach otwarcia. Możesz korzystać z rozmowy tekstowej lub funkcji głosowych.

Aplikacja nie przyjmuje zapisów, rezerwacji ani zgłoszeń spraw i nie przekazuje rozmowy pracownikowi jako zgłoszenia. Rezerwacji kortu można dokonać w zewnętrznym serwisie Tenis4U lub osobiście w kasie, w godzinach jej pracy.

Odpowiedzi AI mogą zawierać błędy. Ważne informacje potwierdź u pracownika GOKSiR. Korzystanie z aplikacji jest dobrowolne; informacje możesz uzyskać również telefonicznie, e-mailem, na stronie GOKSiR lub osobiście.

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Gminny Ośrodek Kultury, Sportu i Rekreacji w Przecławiu, ul. Rekreacyjna 1, 72-005 Przecław, dalej „GOKSiR” lub „Administrator”.

Kontakt z Administratorem:

3. Inspektor Ochrony Danych

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych i korzystania z przysługujących Ci praw możesz skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych:

4. Jakie dane przetwarzamy

Korzystanie z GOKSIRKA nie wymaga zakładania konta ani podawania imienia, nazwiska, adresu e-mail lub numeru telefonu.

W związku z działaniem aplikacji przetwarzamy:

Nie wpisuj ani nie wypowiadaj informacji poufnych, numeru PESEL, danych dokumentów tożsamości, danych płatniczych, informacji o zdrowiu ani danych innych osób, w szczególności dzieci. Takie informacje nie są potrzebne do korzystania z aplikacji. Jeśli podasz je w rozmowie, mogą znaleźć się w treści przetwarzanej przez aplikację i dostawcę AI.

W sprawach wymagających podania danych osobowych skontaktuj się bezpośrednio z biurem GOKSiR.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane potrzebne do prowadzenia rozmowy, rozpoznawania mowy, odczytywania odpowiedzi i utrzymania kontekstu przetwarzamy w celu udzielania informacji o działalności GOKSiR. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO — wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym, w związku z ustawą z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej oraz statutem GOKSiR.

Dane techniczne przetwarzamy również w celu zapewnienia dostępności i bezpieczeństwa usługi, zapobiegania nadużyciom oraz wyjaśniania błędów. W zakresie niezbędnym do realizacji zadania publicznego stosujemy art. 6 ust. 1 lit. e RODO. W zakresie wykonania obowiązków prawnych dotyczących bezpieczeństwa i prowadzenia dzienników systemowych stosujemy art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z przepisami o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz Krajowymi Ramami Interoperacyjności.

Podanie danych identyfikacyjnych i kontaktowych w rozmowie nie jest wymagane. Przetwarzanie treści pytania i niezbędnych danych technicznych jest jednak konieczne do udzielenia odpowiedzi przez aplikację.

6. Jak działają AI i funkcje głosowe

Do przygotowania odpowiedzi aplikacja przekazuje do OpenAI API pytanie, potrzebny kontekst bieżącej rozmowy oraz informacje z publicznych źródeł GOKSiR. Publiczny GOKSIREK nie ma dostępu do wewnętrznych spraw, dokumentów ani poczty personelu.

Jeżeli uruchomisz nagrywanie, Twoje nagranie zostanie przekazane do usługi rozpoznawania mowy OpenAI. Uzyskany tekst jest następnie przetwarzany tak jak pytanie wpisane na klawiaturze. Nie nagrywaj innych osób ani informacji poufnych.

Odczyt odpowiedzi wykorzystuje syntetyczny głos AI. W tym celu tekst odpowiedzi jest przekazywany do usługi syntezy mowy OpenAI.

Korzystanie z mikrofonu jest opcjonalne. Możesz odmówić udostępnienia mikrofonu lub odebrać aplikacji to uprawnienie w ustawieniach przeglądarki i nadal korzystać z rozmowy tekstowej.

Nie wykorzystujemy głosu do rozpoznawania tożsamości ani emocji. Nie podejmujemy wobec użytkowników wyłącznie zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na ich sytuację, o których mowa w art. 22 RODO.

7. Kto może otrzymywać dane

W zakresie niezbędnym do działania aplikacji dane mogą otrzymywać:

Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie działają na podstawie odpowiednich umów. Dostęp osób obsługujących aplikację jest ograniczony do zakresu potrzebnego do wykonywania ich obowiązków.

GOKSiR nie udostępnia treści rozmów do trenowania ogólnych modeli AI dostawcy.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z usług OpenAI może wiązać się z dalszym przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych.

Umowa powierzenia OpenAI przewiduje dla takich przekazań standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską albo mającą zastosowanie decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony. Mechanizm przekazania i wymagane zabezpieczenia stosuje się odpowiednio do danego odbiorcy i miejsca przetwarzania.

Informacje o mechanizmie właściwym dla konkretnego przekazania oraz kopię stosowanych zabezpieczeń możesz uzyskać, kontaktując się z Administratorem lub Inspektorem Ochrony Danych.

9. Jak długo przechowujemy dane

Historia bieżącej rozmowy

Kontekst służący kontynuacji rozmowy jest przechowywany w pamięci serwera w ramach sesji, której czas ważności jest ograniczony do 24 godzin. Może zostać usunięty wcześniej, w szczególności po restarcie serwera lub wskutek ograniczenia liczby przechowywanych sesji. Samo zamknięcie strony nie oznacza natychmiastowego usunięcia kontekstu. Okres ten nie określa czasu przechowywania odrębnych zapisów technicznych ani danych po stronie OpenAI.

Nagranie przekazane do rozpoznania mowy

Nagranie obsługujemy w pamięci na czas potrzebny do jego przetworzenia. W tej funkcji aplikacja nie tworzy trwałego lokalnego archiwum nagrań użytkowników. Tekst uzyskany z nagrania podlega zasadom dotyczącym treści rozmowy.

Dzienniki systemowe

Zminimalizowane dane techniczne dotyczące działania GOKSIRKA, zapisane w dziennikach serwera i aplikacji, w tym adres IP, czas żądania oraz informacje o błędach i zdarzeniach administracyjnych i bezpieczeństwa, przechowujemy przez dwa lata od zapisu źródłowego, chyba że przepisy szczególne określają inny okres. Automatyczne usuwanie dziennych partii zapisów może wydłużyć ten okres maksymalnie o jeden dzień i pięć minut.

Dwuletnia retencja dzienników technicznych nie oznacza przechowywania przez dwa lata pełnych pytań, odpowiedzi ani historii rozmów. Dla historii bieżącej rozmowy, nagrań i danych po stronie OpenAI obowiązują odrębne zasady opisane w tym punkcie.

W zabezpieczonych kopiach bezpieczeństwa dane z dzienników mogą pozostawać dodatkowo do trzech miesięcy. Kopie służą odtworzeniu archiwum dzienników w razie utraty danych, a dostęp do nich mają wyłącznie upoważnione osoby.

Dane po stronie OpenAI

W zapytaniach tekstowych aplikacja wyłącza standardowe przechowywanie stanu odpowiedzi w OpenAI API. Potrzebny kontekst rozmowy jest nadal przekazywany przy kolejnych pytaniach. Ustawienie to nie oznacza zerowego przechowywania danych przez dostawcę.

Odrębne zapisy bezpieczeństwa OpenAI mogą zawierać treść i metadane żądań. Są zasadniczo przechowywane do 30 dni, a dłużej, jeżeli wymaga tego prawo lub jest to konieczne dla ochrony usługi bądź osób przed szkodą. Dla poszczególnych funkcji, w tym usług głosowych i pamięci podręcznej, obowiązują odrębne zasady. Dokumentacja wykorzystywanej usługi rozpoznawania mowy nie przewiduje standardowego przechowywania nagrań po przetworzeniu.

Usunięcie sesji w aplikacji nie usuwa automatycznie odrębnych zapisów dostawcy. Szczegółowe informacje OpenAI: https://developers.openai.com/api/docs/guides/your-data.

10. Pliki cookies i identyfikator sesji

Aplikacja wykorzystuje niezbędny plik cookie zawierający identyfikator sesji. Służy on powiązaniu kolejnych pytań z bieżącą rozmową oraz bezpiecznej obsłudze usługi. Nie wykorzystujemy tego identyfikatora do reklamy ani profilowania użytkowników.

Identyfikator pozwala odwołać się do kontekstu przez okres ważności sesji opisany w punkcie 9. Wygaśnięcie sesji po stronie serwera i usunięcie pliku cookie z przeglądarki są odrębnymi czynnościami.

Możesz usuwać lub blokować cookies w ustawieniach przeglądarki. Ich usunięcie lub zablokowanie może uniemożliwić zachowanie ciągłości rozmowy. Nie powoduje to automatycznego usunięcia danych przetworzonych wcześniej przez aplikację lub dostawcę AI.

Stosowanie cookies niezbędnych do dostarczenia żądanej usługi odbywa się na zasadach art. 399 ust. 3 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej i nie wymaga odrębnej zgody na takie cookies.

11. Twoje prawa

Na warunkach określonych w RODO przysługuje Ci prawo do:

Prawa te podlegają warunkom i ograniczeniom wynikającym z RODO; w szczególności żądanie usunięcia danych nie uchyla obowiązku ich przechowywania wynikającego z przepisów prawa.

Wnioski kieruj do Administratora lub Inspektora Ochrony Danych, korzystając z danych kontaktowych podanych w punktach 2 i 3. Nie składaj ich przez GOKSIRKA, ponieważ aplikacja nie przyjmuje spraw. Jeżeli będzie to potrzebne do rozpatrzenia wniosku, możemy poprosić o informacje pozwalające odnaleźć dane lub potwierdzić uprawnienie do ich otrzymania, w zakresie adekwatnym do sprawy.

12. Bezpieczeństwo i serwisy zewnętrzne

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne dostosowane do zakresu przetwarzania i ryzyka, w tym zabezpieczenie połączenia z aplikacją oraz ograniczenia dostępu do systemu. Zauważony problem z bezpieczeństwem lub ochroną danych zgłoś Administratorowi lub Inspektorowi Ochrony Danych.

Przejście do Tenis4U lub innego serwisu zewnętrznego oznacza korzystanie z odrębnej usługi, której zasady przetwarzania danych należy sprawdzić w jej informacjach o prywatności. GOKSIREK nie przesyła rozmowy do Tenis4U jako rezerwacji.

13. Aktualizacje polityki

Politykę aktualizujemy w razie zmian sposobu działania aplikacji, zasad przetwarzania danych lub przepisów prawa. Aktualna wersja jest dostępna na https://goksirek.ai/polityka-prywatnosci.html. Datę wersji podajemy na początku dokumentu.